Één wachtrij voor elke melding uit het gebouw

Het is het systeem waarmee een facilitair team meldingen aanneemt, preventief werk aan gebouwinstallaties plant en bijhoudt wat er aan elk asset is gedaan. Wat bepaalt of het werkt, is de aanname: bijna al het werk begint doordat iemand buiten het onderhoudsteam iets ziet, dus hoe makkelijk die het kan melden bepaalt of het systeem het gebouw weergeeft of maar een deel ervan.

Ja, en het kost je niets. Het meldformulier staat op een openbare link, dus een huurder, schoonmaker of beveiliger meldt een storing vanaf de telefoon — zonder account en zonder een betaalde plek te gebruiken. Ze krijgen een volglink en zien zelf hoe het opschiet in plaats van jou te bellen.

Ja. Werk en assets dragen een locatie en een klant, dus je bekijkt één pand of de hele portefeuille, met dezelfde naamgeving en dezelfde checklists overal. Het tweede pand hergebruikt wat je voor het eerste bouwde.

Een CMMS. Het onderhoudt de installaties en het gebouw — werkorders, preventieve schema’s, inspecties, assets, onderdelen en kosten. Het doet geen huuradministratie, ruimteplanning of bezetting; wie een formeel vastgoedprogramma draait, houdt dat systeem en gebruikt QAI waar het werk gebeurt.

Deels, en dat mag precies. Aannemers zijn in QAI een leverancierstype met een eigen kaart, inkooporders en uitgavenhistorie. Maar een klus wordt toegewezen aan een persoon met een login, niet aan een bedrijf: de aannemer werkt onder een van jouw gebruikers, of jij legt zijn werk zelf vast op het asset.

Per gebruiker per maand, op de mensen die werk aanmaken en afronden — niet op panden, vierkante meters of aantal assets. Wie alleen meldt kost niets, en dat maakt het praktisch om melden voor iedereen in het gebouw open te zetten. Er is een gratis plan om te beginnen.

Het werk gaat door. Checklists en klusgegevens staan op het toestel, dus een klus verloopt in een technische ruimte in de kelder net als op kantoor. Antwoorden, foto’s en handtekeningen komen in de wachtrij en uploaden zichzelf zodra er verbinding is, met nieuwe pogingen als die wegvalt.

Elke afgeronde inspectie bewaart wie hem deed, wanneer hij begon en eindigde, hoe lang hij duurde, de GPS-coördinaten, de foto’s en de handtekening aan het eind. Checklists die dat nodig hebben kunnen een goedkeuringshandtekening eisen, opgeslagen met naam en tijdstip. Elke inspectie exporteer je als PDF.

Niet rechtstreeks. Er is vandaag geen één-klik koppeling met een ERP of CAFM-platform. Wat er wel is, is import: meterstanden komen binnen via Excel of CSV, met matching en een afwijkingscontrole voordat er iets wordt weggeschreven. Is een live koppeling een eis, breng dat vroeg ter sprake.

Weken, geen kwartalen, als je met één pand begint in plaats van met alle. Importeer de assetlijst, zet preventieve schema’s op de installaties die het meeste verstoren als ze uitvallen, en zet melden open voor de gebruikers. Het tweede pand hergebruikt dezelfde checklists en intervallen.