Une seule file pour toutes les demandes du bâtiment

C’est le système avec lequel une équipe FM reçoit les demandes, planifie la maintenance préventive des installations et conserve la trace de ce qui a été fait sur chaque équipement. Ce qui décide de sa réussite, c’est la réception : la plupart des interventions commencent parce que quelqu’un extérieur à la maintenance repère un problème, donc la facilité avec laquelle cette personne peut le signaler détermine si le système reflète le bâtiment ou seulement une partie.

Oui, et cela ne vous coûte rien. Le formulaire vit sur un lien public : un locataire, un agent d’entretien ou un gardien signale une panne depuis son téléphone, sans compte et sans consommer de licence. Il reçoit un lien de suivi et voit lui-même où en est l’intervention au lieu de vous appeler.

Oui. Les interventions et les équipements portent un site et un client : vous regardez un bâtiment seul ou tout le parc, avec la même nomenclature et les mêmes check-lists partout. Le deuxième bâtiment reprend ce que vous avez construit pour le premier.

Une GMAO. Il entretient les équipements et le bâtiment — ordres de travail, plans préventifs, inspections, équipements, pièces et coûts. Il ne fait ni comptabilité des baux, ni planification des espaces, ni occupation : si vous menez un programme immobilier formel, vous gardez ce système et utilisez QAI là où le travail se fait.

En partie, et autant être précis. Les prestataires sont un type de fournisseur dans QAI, avec fiche, commandes et historique de dépenses. Mais une intervention est assignée à une personne disposant d’un accès, pas à une entreprise : le prestataire travaille donc sous l’un de vos utilisateurs, ou vous consignez son intervention sur l’équipement vous-même.

Par utilisateur et par mois, sur les personnes qui créent et clôturent des interventions — pas sur les bâtiments, la surface ou le nombre d’équipements. Ceux qui se contentent de signaler ne coûtent rien, ce qui rend possible d’ouvrir la réception à tout le bâtiment. Un plan gratuit permet de commencer.

Le travail continue. Check-lists et détails d’intervention sont stockés sur l’appareil : une intervention se déroule pareil dans un local technique en sous-sol qu’au bureau. Réponses, photos et signatures se mettent en file et remontent seules au retour du réseau, avec de nouvelles tentatives si la connexion lâche.

Chaque inspection terminée conserve qui l’a menée, quand elle a commencé et fini, sa durée, les coordonnées GPS, les photos et la signature finale. Les check-lists qui l’exigent peuvent demander une signature d’approbation, conservée avec le nom du signataire et l’heure. Toute inspection s’exporte en PDF.

Pas directement. Il n’existe pas aujourd’hui de connecteur en un clic vers un ERP ou un CAFM. Ce qui existe, c’est l’import : les relevés de compteur arrivent en Excel ou CSV, avec correspondance et revue des anomalies avant écriture. Si une intégration en direct est indispensable, dites-le tôt.

Des semaines, pas des trimestres, si vous commencez par un bâtiment plutôt que par tous. Importez la liste des équipements, posez des plans préventifs sur ce qui perturbe le plus en tombant en panne, et ouvrez la réception aux occupants. Le bâtiment suivant reprend les mêmes check-lists et les mêmes périodicités.