Uma só fila para cada pedido do edifício

É o sistema com que uma equipa de facilities recebe pedidos, agenda manutenção preventiva das instalações e guarda o registo do que foi feito a cada ativo. O que decide se funciona é a entrada: quase todo o trabalho começa porque alguém de fora da equipa nota um problema, por isso a facilidade com que consegue reportá-lo determina se o sistema reflete o edifício ou apenas parte dele.

Sim, e não lhe custa nada. O formulário vive num link público: um inquilino, alguém da limpeza ou um segurança reporta uma avaria pelo telemóvel, sem conta e sem ocupar uma licença. Recebe um link de acompanhamento e vê o andamento sem lhe telefonar.

Sim. O trabalho e os ativos têm um local e um cliente, por isso vê um edifício isolado ou toda a carteira, com a mesma nomenclatura e as mesmas listas em todo o lado. O segundo edifício reaproveita o que construiu para o primeiro.

Um CMMS. Mantém os equipamentos e o edifício — ordens de trabalho, planos preventivos, inspeções, ativos, peças e custos. Não faz contabilidade de arrendamentos, planeamento de espaços nem ocupação; quem tem um programa imobiliário formal manterá esse sistema e usará a QAI onde o trabalho acontece.

Em parte, e vale a pena ser preciso. Os subcontratados são um tipo de fornecedor na QAI, com ficha própria, encomendas e histórico de gasto. Mas um trabalho é atribuído a uma pessoa com acesso, não a uma empresa: o subcontratado trabalha sob um dos seus utilizadores, ou regista você o trabalho dele no ativo.

Por utilizador por mês, pelas pessoas que criam e fecham trabalho — não por edifícios, área ou número de ativos. Quem apenas reporta não custa nada, e é isso que torna prático abrir a entrada a todo o edifício. Há um plano gratuito para começar.

O trabalho continua. As listas e os detalhes ficam no dispositivo, por isso um trabalho decorre igual numa casa das máquinas na cave e no escritório. Respostas, fotografias e assinaturas entram em fila e carregam-se sozinhas quando a ligação volta, repetindo se cair.

Cada inspeção concluída guarda quem a fez, quando começou e terminou, quanto demorou, as coordenadas GPS, as fotografias e a assinatura final. As listas que o exijam podem pedir uma assinatura de aprovação, guardada com o nome e a hora. Qualquer inspeção é exportada em PDF.

Não diretamente. Hoje não existe um conector de um clique para um ERP ou uma plataforma CAFM. O que existe é importação: as leituras de contador entram por Excel ou CSV, com correspondência e revisão de anomalias antes de escrever seja o que for. Se uma integração em direto for requisito, levante isso cedo.

Semanas, não trimestres, se começar por um edifício em vez de todos. Importe a lista de ativos, ponha planos preventivos nos sistemas que mais perturbam quando falham e abra os pedidos aos ocupantes. O segundo edifício reaproveita as mesmas listas e os mesmos intervalos.