Una sola cola para cada solicitud del edificio

Es el sistema con el que un equipo de facilities recibe solicitudes, programa el mantenimiento preventivo de las instalaciones y guarda el registro de lo que se hizo en cada activo. Lo que decide si funciona es la entrada: casi todo el trabajo empieza porque alguien ajeno al equipo detecta un problema, así que la facilidad con que pueda reportarlo determina si el sistema refleja el edificio o solo una parte.

Sí, y no le cuesta nada. El formulario vive en un enlace público: un inquilino, alguien de limpieza o un vigilante reporta una avería desde el móvil, sin cuenta y sin ocupar una licencia. Recibe un enlace de seguimiento y ve cómo avanza sin llamarle a usted.

Sí. El trabajo y los activos llevan un emplazamiento y un cliente, así que puede ver un edificio solo o toda la cartera, con la misma nomenclatura y las mismas listas en todas partes. El segundo edificio reutiliza lo que construyó para el primero.

Un GMAO. Mantiene los equipos y el edificio: órdenes de trabajo, planes preventivos, inspecciones, activos, repuestos y costes. No hace contabilidad de arrendamientos, planificación de espacios ni ocupación; si lleva un programa inmobiliario formal, conservará ese sistema y usará QAI donde ocurre el trabajo.

En parte, y conviene ser precisos. Los contratistas son un tipo de proveedor en QAI, con ficha propia, pedidos e historial de gasto. Pero un trabajo se asigna a una persona con acceso, no a una empresa: el contratista trabaja bajo uno de sus usuarios, o usted registra su intervención en el activo.

Por usuario y mes, según las personas que crean y cierran trabajo, no por edificios, superficie ni número de activos. Quien solo reporta no cuesta nada, y eso hace viable abrir la entrada a todo el edificio. Hay un plan gratuito para empezar.

El trabajo continúa. Las listas y los detalles se guardan en el dispositivo, así que un trabajo se ejecuta igual en una sala de máquinas que en la oficina. Respuestas, fotos y firmas se ponen en cola y se suben solas cuando vuelve la conexión, reintentándolo si se corta.

Cada inspección completada guarda quién la hizo, cuándo empezó y terminó, cuánto duró, las coordenadas GPS, las fotos y la firma final. Las listas que lo necesiten pueden exigir una firma de aprobación, guardada con el nombre y la hora. Cualquier inspección se exporta en PDF.

No directamente. Hoy no hay un conector de un clic a un ERP ni a una plataforma CAFM. Lo que hay es importación: las lecturas de contador entran desde Excel o CSV, con emparejamiento y revisión de anomalías antes de escribir nada. Si necesita una integración en vivo, plántelo pronto.

Semanas, no trimestres, si empieza por un edificio en lugar de por todos. Importe la lista de activos, ponga planes preventivos en lo que más molesta cuando falla y abra la entrada de solicitudes a los ocupantes. El segundo edificio reutiliza las mismas listas y los mismos intervalos.