Gestión documental

Cada documento, y la respuesta que hay dentro

Reúne cada manual, procedimiento y certificado en un solo sitio y enlázalo al activo, al trabajo o a la sede a la que pertenece — para que quien esté delante de la máquina pueda preguntar en lenguaje llano y recibir la respuesta con la página de la que sale.

Donde tus documentos deberían haber estado siempre

Cinco cosas que cambian cuando los archivos viven junto al trabajo.

Un sitio en vez de seis

Deja atrás la carpeta impresa del taller y los PDF en el portátil de alguien. Mete todo en carpetas que tu equipo ya tiene en la cabeza, etiquétalo y búscalo — así nadie va preguntando cuál es la copia buena de un procedimiento que se ha revisado dos veces desde que se imprimió.

Documentos214 archivos
Procedimientos
Eléctrico
Mecánico
Compresores
Certificados
Buscar documentos
Manual de servicio del compresorActualizado 12 marzo · Pieter N
Procedimiento de bloqueoActualizado 8 enero · Marius W
Procedimiento torre de refrigeraciónActualizado 3 noviembre · Johan B
Guía de alineación de bombasActualizado 22 junio · Johan B
Un sitio, y es el sitio donde la gente mira.

Pon el documento donde está el trabajo

Enlaza un manual a la máquina, un procedimiento de trabajo al trabajo, una ficha técnica a la pieza, un plano a la sede. Aparece en todos ellos, así que el técnico que abre una orden encuentra el procedimiento ya adjunto en vez de tener que ir a buscarlo.

Manual de servicio del compresor
Manual de servicio del compresorVersión 4 · actualizado 12 marzo
Aparece en
Compressor 03Activo
JOB-4192Trabajo
AF-118Pieza
Durban PlantSede
Actualiza el archivo una vez y los cuatro quedan al día.

Siempre la versión vigente, y todas las anteriores

Sube una revisión y la anterior no desaparece. Ves qué cambió y cuándo, y puedes devolver una versión anterior si la nueva estaba mal — así hay una copia que es la buena y un rastro detrás por si alguien pregunta.

Historial de versionesManual de servicio del compresor
4Añadida secuencia de apriete para la culata nueva12 marzo · Pieter NActual
3Corregido el grado de aceite8 enero · Marius WRestaurar
2Añadidos pasos de bloqueo3 noviembre · Johan BRestaurar
1Manual original22 junio · Johan BRestaurar
No se sobrescribe nada, así que siempre puedes mostrar qué cambió.

Pregunta a todo lo que tienes

Haz una pregunta en lenguaje llano y QAI lee todos los documentos que has subido, no uno cada vez. La respuesta vuelve con el documento, la página y la sección de donde salió, y las palabras citadas — así lo compruebas en un segundo en lugar de fiarte.

Una pregunta, tres documentosEn 214 documentos
¿Qué equipo de protección hace falta para trabajar en la torre de refrigeración?
Respondido a partir de
Procedimiento torre de refrigeraciónPantalla facial completa y guantes resistentes a químicos antes de abrir la balsa.p. 7
Inducción de seguridadSe exige anticaidas por encima de la barandilla de la pasarela.p. 12
Ficha de seguridad del biocidaProtección respiratoria al dosificar en espacio cerrado.p. 3
Leyó todo lo que tienes, no el único archivo que alguien recordaba.

Se va con ellos a la máquina

La misma biblioteca en la mano, abierta desde el equipo delante del que está el técnico. Abre la máquina, los documentos ya están ahí, y puede preguntar sobre ellos desde la misma pantalla — así nadie vuelve a la oficina a por un manual.

14:32
Compressor 03Durban Plant
DocumentosManual de servicio del compresorVersión 4 · 12 marzoProcedimiento de bloqueoVersión 2 · 3 noviembreGuía de alineación de bombasVersión 1 · 22 junio
Preguntar sobre este documento
Capacidades

Lo que incluye

Carpetas anidadas

Monta la estructura que tu equipo ya usa, mueve cosas entre carpetas y mantén la ruta a la vista para que nadie tenga que adivinar dónde va un archivo.

Encuéntralo rápido

Busca por nombre y acota por etiqueta o por cuándo entró, así un archivo que alguien subió en marzo está a unos segundos.

Enlázalo al trabajo

Adjunta un documento a un activo, un trabajo, una pieza o una sede. Aparece en todos ellos, y una sola actualización llega a todos.

Cada versión se guarda

Sube una revisión sin perder la anterior. Ve qué cambió y cuándo, y restaura una versión anterior si la necesitas.

Pregunta a tus documentos

Pregunta a todo lo que has subido y recibe una respuesta con el documento, la página, la sección y las palabras exactas detrás.

En el móvil, junto a la máquina

La misma biblioteca, carpetas y respuestas en el móvil, para que el procedimiento esté en la mano de quien hace el trabajo.

Preguntas sobre documentos

Lo que preguntan los equipos antes de mover sus archivos a QAI.

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Pone el procedimiento, el manual y el certificado donde está el trabajo, en lugar de en una unidad compartida en la que nadie confía. Los archivos viven en carpetas que tu equipo reconoce, se enlazan a la máquina o al trabajo al que pertenecen y guardan un historial de versiones — así la copia que abre un técnico es la vigente, y puedes demostrar cuál abrió.

Escribes la pregunta como la dirías. QAI lee los documentos que has subido y responde desde ellos, no desde internet. Funciona sobre un documento o sobre todos a la vez, así que no necesitas saber en qué archivo está la respuesta antes de buscarla.

Porque te enseña de dónde sale. Cada respuesta lleva el documento, la página y la sección de los que tiró, y cita las propias palabras — comprobarlo lleva un segundo. Una respuesta que no puedes verificar es peor que ninguna, por eso la cita forma parte de la respuesta y no es opcional.

Sí, y también a una pieza o una sede. Enlázalo una vez y aparece en todos, así que el técnico que abre una orden ve el procedimiento ya ahí. Actualiza el archivo y cada sitio enlazado muestra la nueva versión.

Subes la nueva revisión al mismo documento. La versión anterior se conserva en vez de sustituirse, el historial muestra qué cambió y cuándo, y puedes restaurar una versión anterior si la nueva resulta estar mal.

Sí. Toda la biblioteca, las carpetas y las respuestas de la IA están en la app móvil, y los documentos enlazados a un activo aparecen en ese activo — así quien esté delante de una máquina abre su manual sin volver a la oficina.

Súbelos y colócalos en carpetas sobre la marcha. La mayoría empieza por el puñado de documentos que la gente pide de verdad — los manuales de los equipos que se rompen, los procedimientos que se imprimen — y añade el resto en las primeras semanas en lugar de moverlo todo de golpe.

Poco después de subirlo. QAI procesa cada documento para poder buscarlo por significado y no solo por nombre de archivo, y el documento muestra su estado mientras tanto. Cuando está listo entra en todas las respuestas de la biblioteca.

Deja de preguntar por ahí cuál es el archivo bueno

Empieza gratis, sube un manual y hazle una pregunta.

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