Én kø til hver eneste bygningsanmodning

Det er systemet, hvor et driftsteam modtager anmeldelser, planlægger forebyggende arbejde på bygningens anlæg og gemmer historikken for hvert aktiv. Det afgørende er modtagelsen: det meste arbejde starter, fordi nogen uden for driftsteamet opdager et problem, så hvor let de kan melde det afgør, om systemet afspejler bygningen eller kun en del af den.

Ja, og det koster dig ingenting. Formularen ligger på et offentligt link, så en lejer, en rengøringsassistent eller en vagt kan melde en fejl fra telefonen — uden konto og uden at bruge en betalt plads. De får et sporingslink og følger selv opgaven i stedet for at ringe til dig.

Ja. Opgaver og aktiver bærer en lokation og en kunde, så du kan se én bygning alene eller hele porteføljen, med samme navngivning og samme tjeklister overalt. Bygning nummer to genbruger det, du byggede til den første.

Et CMMS. Det vedligeholder anlæg og bygning — arbejdsordrer, forebyggende planer, inspektioner, aktiver, reservedele og omkostninger. Det laver ikke lejeregnskab, arealplanlægning eller belægning; kører du et formelt ejendomsprogram, beholder du det system og bruger QAI, hvor arbejdet foregår.

Delvist, og det skal siges præcist. Entreprenører er en leverandørtype i QAI med egen kartotekskort, indkøbsordrer og forbrugshistorik. Men en opgave tildeles en person med login, ikke en virksomhed: entreprenøren arbejder under en af dine brugere, eller du registrerer selv deres arbejde på aktivet.

Pr. bruger pr. måned, for de personer der opretter og lukker arbejde — ikke for bygninger, kvadratmeter eller antal aktiver. De, der kun melder, koster ingenting, og det er netop det, der gør det praktisk at åbne for hele bygningen. Der er en gratis plan at starte på.

Arbejdet fortsætter. Tjeklister og opgavedetaljer ligger på enheden, så en opgave kører ens i et teknikrum i kælderen og på kontoret. Svar, billeder og underskrifter sættes i kø og uploader sig selv, når forbindelsen kommer tilbage — og prøver igen, hvis den falder ud.

Hver afsluttet inspektion gemmer hvem der udførte den, hvornår den startede og sluttede, hvor lang tid den tog, GPS-koordinaterne, billederne og underskriften til sidst. Tjeklister, der kræver det, kan kræve en godkendelsesunderskrift, gemt med navn og tidspunkt. Enhver inspektion kan eksporteres som PDF.

Ikke direkte. Der findes i dag ingen ét-kliks forbindelse til et ERP eller en CAFM-platform. Det, der findes, er import: målerstande kommer ind fra Excel eller CSV, med matchning og en afvigelsesgennemgang, før noget skrives. Er en live-integration et krav, så sig det tidligt.

Uger, ikke kvartaler, hvis du starter med én bygning i stedet for alle. Importér aktivlisten, læg forebyggende planer på de anlæg der forstyrrer mest, når de svigter, og åbn for anmeldelser fra brugerne. Bygning nummer to genbruger de samme tjeklister og intervaller.